La célebre Universidad de Harvard recomienda las 10 funciones de Excel que marcarán una diferencia en la productividad laboral de los trabajadores del conocimiento; seleccionadas de entre las 500 que permite excel toman solo unas dos horas de aprendizaje.

“Una encuesta realizada a varios cientos de empleados de oficina sugiere que pasamos más del 10% de nuestra vida laboral en hojas de cálculo, y para aquellos que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, es más del 30%, o 2,5 horas al día”, destaca la universidad en su sitio web.

Harvard recomienda las 10 funciones de Excel que maximizarán tu productividad laboral
Con solo dos horas de aprendizaje se pueden ahorrar muchas horas de trabajo.

Pegado especial

Si bien copiar y pegar es una de las funciones más sencillas estas pistas serán de utilidad.

Si se requiere solo copiar algunos elementos, evitando copiar formatos o fórmulas indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de copiar la celda (Ctrl+C), es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial y seleccionar los valores que se quieren copiar.

Para pegar los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

Harvard recomienda las 10 funciones de Excel que maximizarán tu productividad laboral
Conocer las funciones correctas puede ahorrar muchos tiempo en el trabajo.

Insertar varias filas

Al utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el número de filas que se quiera agregar y luego se insertan con ayuda del clic en el botón derecho del ratón. También se puede usar el comando “Insertar filas de hoja”, pero solo si se seleccionaron antes las filas a añadir.

Relleno Rápido

Cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, el relleno rápido es un “método asombroso”.

Para activarlo se elige “Relleno Rápido” en la pestaña de “Datos, o se puede pulsar Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”.

Índice y coincidir

Utilizadas para realizar búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y valores concretos de grandes hojas de cálculo.

Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

Coincidir“(valor_buscado, matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

Suma Rápida

Casi todos saben hacerlo, pero Harvard destacó que se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.

Si se selecciona la celda nueva y se pulsa Ctrl + Shift + “=” se realiza la “autosuma”.

CTRL Z / CTRL Y

No sólo se puede utilizar CTRL + Z para revertir errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.

Es útil para recuperar algo que por error se eliminó con Ctrl + Z.

Eliminar Duplicados

Para borrar valores repetidos en cualquier conjunto de datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que se desea eliminar en una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y no se pierden los datos en caso de error.

Se puede activar al seleccionar la tabla, luego en la pestaña de “Datos” y haciendo clic en “Quitar duplicados”. Excel preguntará a qué columna se aplicará el cambio.

Inmovilizar paneles

Para ejecutarlo se elige la parte de la hoja de cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en “vista” o “visualización”. Enseguida se selecciona “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, al tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.

Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de cálculo.

F4

En Excel, F4 crea una referencia absoluta, o repite la acción o comando más reciente.

La mayoría de las veces repetirá la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.

CTRL + Flechas de teclado

En grandes bases de datos, permite acceder a la última cifra en unos segundos. También sirve para seleccionar datos y maximizar la productividad.

Solo se ejecuta el comando Ctrl + la flecha, para llegar al final del documento (flecha Abajo) o desplazarte por él. Aunque detecta huecos en los datos, y se detiene en el primer espacio.

La Universidad de Harvard pretende, al compartir estos consejos, transformar la jornada laboral típica de las personas y maximizar la productividad.

con solo algunos de estos diez elementos podrá transformar su jornada laboral típica.

Ya sea que quiera ayudar a justificar decisiones de negocio basadas en datos a un alto nivel, o simplemente llegar a casa antes para estar con su familia, dominar las funciones correctas de Excel es una manera rápida y fácil de maximizar su productividad.

José Ignacio Hermosa – BLes

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Temas: Categorías: Tecnología

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